为进一步加强会议室日常管理，规范使用流程，结合学院工作实际，制定本规定。

一、会议室的界定和使用范围

（一）规定中所述会议室具体指图书办公综合楼内的307报告厅、609会议室、711会议室和807会议室四个会议室。

（二）307报告厅用于全院性教职工大会、学生大会及由学院组织召开的各类大型会议；609会议室用于党委会（扩大会）、院长办公会及校企合作洽谈会等各类小型会议；807会议室为学院业余党校所在地，必要时兼做中层干部会等校内中小型会议使用；711会议室为学院会客室，用于接待学院重要宾客及外事活动，一般不做他用。

（三）609、711和807三个会议室原则上不予外借，不允许教师、学生及个人团体使用，学生、教职工入党使用业余党校（807）培训、考试除外。

    二、会议室的日常管理和维护

    上述四个会议室由学院办公室负责日常调度管理（其中，807会议室由办公室和组织人事处共同管理），由祥和服务公司负责室内设施设备的维护保养和日常保洁。

三、会议室使用流程

本着“谁使用，谁负责”的原则，申请使用者须严格履行会议室使用审批程序，即：会前尽早申请，会中做好监管，会后完成交接。会前申请使用者须至少提前一天向学院办公室提出使用申请，认真填写《会议室使用审批单》（详见附件），经学院办公室负责人同意签字后，持《会议室使用审批单》领取遥控器、话筒等设备并告知祥和服务公司管理人员提前做好会务准备；会议期间申请使用者须认真履行监管职能，要求参会人员严格遵守会议室使用注意事项，确保会议室设施设备不损坏、不丢失、干净整洁；会后申请使用者须关闭扩音投影、空调等电器设备，恢复会议室原貌，持《会议室使用审批单》经祥和服务公司工作人员验收签字后，完成会议室交接。

外单位借用会议室须由学院办公室报经主管领导同意，由祥和服务公司履行审批程序并做好会中监管和会后验收交接工作。

四、使用会议室注意事项

（一）会议室为无烟会议室，严禁吸烟，除接待重要宾客，不提供烟灰缸等吸烟设备；

（二）未经学院办公室和祥和服务公司同意，不得随意挪动会议室内设施设备和改变会议室布局；

（三）申请使用者须妥善保管、正确使用会议室内相关设施设备，凡因使用不当、监管不力或其他人为原因造成设施设备损坏的，验收交接时祥和服务公司工作人员有权提出修理、赔偿等处理意见。

五、本规定自印发之日起施行。

 

附：张家口职业技术学院会议室使用审批单.doc

 

                             

                             二○一二年四月二十三日